Pontos de Risco – Artigo 1: Saldo de Caixa

Quase no final do expediente, estou em minha sala preparando um orçamento a ser enviado para um potencial cliente.

Na tela do computador, está aberto o último balancete da empresa.

Ao iniciar já vejo algo que chama a minha atenção.

Mais de R$ 100 mil de saldo de Caixa.

Isso por si só pode não significar nada.

Porém, estou falando de uma prestadora de serviços de consultoria com 5 sócios e 2 empregados.

Essa consultoria fatura em média R$ 150 mil por mês, atendendo alguns poucos clientes que pagam via TED ou boleto.

Suas principais saídas são pagamentos de:

• Pro-labore e salários;
• Serviços contratados;
• Despesas com ocupação, e;
• Distribuição de lucros.

Tudo pago também via TED ou boleto.

Por que então essa empresa apresenta mais R$ 100 mil de dinheiro em espécie no seu balancete?

Todo empresário é obrigado a ter um contador para cuidar da sua escrituração contábil.

Geralmente é escolhido um profissional indicado por alguém de confiança.

Essa confiança é automaticamente transferida para o profissional.

É comum que após essa escolha, o empresário não acompanhe como está sua contabilidade.

Em muitos casos, não recebe ou pede, informações contábeis periódicas sobre seu negócio.

Se preocupa apenas com o prazo dos impostos e das obrigações a serem cumpridas.

Porém, algo acontece:

A empresa cresce.

E aumenta o número de operações, que ficam também mais complexas.

Porém, os controles e acompanhamentos são os mesmos de quando a empresa começou.

Aparentemente tudo vai bem, afinal, as guias estão chegando no prazo, e as declarações sendo entregues.

O empresário segue tocando seu negócio, e o contador segue tocando a contabilidade.

Até que surge uma nova situação, que faz com o que o empresário precise passar um pente fino no seu balancete.

Um acontecimento que geralmente envolve essa questão é a iminência de uma operação societária relevante.

Pode ser uma sucessão de controle, a troca de um sócio ou a entrada de um novo investidor.

Comumente, o possível novo integrante do quadro societário irá solicitar uma revisão das contas, ou uma Due Diligence.

O objetivo é se certificar de que está tudo bem com a empresa. Que não existem passivos contingentes. Ou ativos inexistentes registrados nas demonstrações.

Surgem então as questões.

Quando o acompanhamento da contabilidade não é constante, a chance de existirem pontos de risco é altíssima.

Por que então esperar um momento tão importante, para se certificar que seus números refletem a realidade?

A prática de acompanhar os números deve fazer parte da rotina do empresário.

E também manter um relacionamento próximo com o seu contador, fornecendo relatórios e informações confiáveis.

Porém, essa atividade nem sempre é simples.

Por vezes o empresário não tem um background contábil. E sente dificuldades em realizar esse acompanhamento.

Pensando em ajudar nessa questão, vamos elaborar uma serie de artigos.

O objetivo é ajudar empresários a identificarem pontos de risco em seu balancete.

Nesse primeiro artigo, falaremos do:

Saldo de Caixa

É comum encontrarmos problemas nas contas de Caixa em nossos trabalhos. Seja em contratos de Due Diligence, Revisão ou Consultoria.

Para começar, vamos contextualizar.

Por Caixa, estamos falando do dinheiro em espécie que fica em sua empresa.

Termos comuns para identificar esse saldo, são:

• Caixinha;
• Fundo Fixo;
• Caixa em reais;
• Numerário em espécie.

Essas são as nomenclaturas básicas. Que em alguns casos podem aparecer também mescladas:

• Caixa em Reais – Fundo Fixo;
• Fundo Fixo em Reais.

O próximo passo é identificar a conta no balancete. Geralmente o caminho será algo como:

(1) Ativo

(1.1) Ativo Circulante

(1.1.01) Caixa e bancos ou Disponível ou Caixa e equivalentes de caixa

(1.1.01.01) Numerário em caixa

(1.1.01.01.0001) Fundo fixo de Caixa

Caso sua empresa possua filiais ou vários departamentos, podem existir diversas contas de Caixa.

Após identificar a linha, procure a coluna de saldo atual.

Geralmente as colunas serão:

Saldo Anterior Débito Crédito Saldo Atual Movimento

Em seguida, o saldo deve ser comparado com o valor que consta como saldo final em seu relatório interno de controle de caixa (ou boletim de caixa).

Se o saldo estiver diferente do apresentado na contabilidade, então você tem um problema.

Em nossos trabalhos já encontramos diferenças extremas.

Como um relatório de caixa que apresentava valores na faixa dos 1-2 mil reais. E o balancete apresentando saldo na casa das centenas de milhares.

Já vimos até mesmo diferenças de milhões de reais.

Alguns riscos que essa diferença pode trazer são:

• Apresentação de um ativo fictício, inflando o patrimônio líquido da empresa. Isso pode inclusive caracterizar fraude;
• Lucros distribuídos em valor superior ao suportado pela empresa. Esses lucros podem estar ocultos no caixa, ou serem consequência de despesas não contabilizadas. Esse ponto traz também risco para a pessoa física do empresário;
• Pagamentos não identificados, ocultos no caixa, podem ser tributados no caso de uma fiscalização.

Identificados os problemas, e conscientes dos riscos, vamos explorar algumas soluções:

1º Passo: Disponibilize o relatório de caixa mensalmente ao seu contador

Diversas vezes o problema é gerado apenas por falta de comunicação.

A empresa não manda o controle. O contador não pede.

E assim as diferenças e os riscos vão se acumulando.

É importante que o relatório seja enviado no mínimo mensalmente. E que contenha descrições claras das movimentações.

Inclua também no processo, o cruzamento do saldo mensal com o seu relatório de caixa.

Caso verifique que a movimentação do mês, não é condizente com a apresentada no relatório, questione ao seu contador.

Essa primeira solução, visa exclusivamente limitar o problema.

Garantir que desse momento em diante a contingência e os riscos irão diminuir ao invés de aumentar.

Em seguida, será necessário resolver também o passado.

2º Passo: Disponibilize os relatórios de caixa retroativos

Caso você tenha os relatórios de controle de caixa de períodos anteriores, envie-os ao seu contador. E solicite a regularização.

Provavelmente a correção completa irá levar algum tempo.

O importante é ter uma meta que faça com o que a cada fechamento contábil mensal, o movimento do período esteja correto, e mais alguns meses sejam regularizados.

Dessa forma você terá uma imagem clara de qual será o tempo para regularização completa.

Porém, nem sempre isso é possível. É comum que o relatório de caixa não exista internamente, ou seja mantido apenas no mês a mês, sem rastro do passado.

Nesses casos, após implantar o relatório de controle mensal do caixa, passe para o 3º Passo.

3º Passo: Solicite ao seu contador uma lista dos maiores valores não identificados no Caixa

Em nossa experiência, a maior parte do saldo incorreto é geralmente resultante de algumas grandes transações.

Com a lista em mãos, identifique os principais valores.

Em seguida, repasse essa informação ao seu contador para regularização.

É provável que após esse processo ainda exista um saldo residual.

Siga então para o 4º Passo.

4º Passo: Solicite a baixa do diferença como pagamentos não identificados

Utilize essa solução apenas como último recurso. Sua adoção pode expor a empresa à possíveis contingências.

Qualquer pessoa de posse do seu balancete ou DRE do ano, visualizará a baixa do saldo no resultado.

Essa solução também pode ser adotada antes da entrada de um novo sócio.

Assim, a entrada já ocorre com a situação regularizada. Sendo possível isolar a contingência responsabilizar contratualmente o sócio anterior caso ocorra uma autuação.

Conclusão

Apesar de ser uma conta simples, é possível que o saldo de caixa contábil exponha sua empresa a riscos e contingências.

O problema pode ser falta de entrosamento entre o financeiro e a contabilidade.

Ou pode ser de fato fruto de falta de controles internos.

Para evitar esse risco, inclua no processo de fechamento contábil mensal:

• Preparação e revisão do relatório de Caixa;
• Envio do relatório para a Contabilidade;
• Conferência do saldo da Contabilidade contra o controle interno.

Identificado o problema, minimize seus riscos. Adote os passos para solução na ordem apresentada.