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O cenário abaixo é comum no relacionamento entre o pequeno empresário e o escritório de contabilidade contratado:
O mês acaba.
O contador então solicita a documentação e os extratos do mês.
O empresário envia o material e aguarda o recebimento das guias para pagamentos dos tributos.
A situação então se repete mês após mês.
Apesar de na visão de alguns empresários, o recebimento das guias ser o produto do trabalho contábil, o material enviado não é utilizado apenas para esse fim.
Todas as operações serão também escrituradas na contabilidade da empresa.
Porém, apenas escriturar não é o suficiente.
O fechamento contábil
Todos esses registros terão que ser revisados, conferidos e confrontados com memórias de cálculo e relatórios de suporte.
Nesse momento ocorrerá a preparação de composições, análises, conciliações e confronto de informações.
Essa etapa de finalização e revisão da escrituração, realizada pelo escritório de contabilidade, é chamada de fechamento contábil.
Periodicidade
Esse fechamento é realizado mensalmente em empresas que utilizam a contabilidade como ferramenta de gestão e análise.
Da mesma forma, nas empresas que utilizam o balancete de redução/suspensão para apuração mensal do lucro real.
Em outras empresas, pode ocorrer trimestralmente. Como no caso de empresas tributadas pelo lucro presumido ou lucro real trimestral.
Pode também ocorrer sob solicitação, para atendimento de demandas específicas.
Em nossa visão, o ideal é que o fechamento contábil seja realizado mês a mês. Porém, em hipótese alguma deve deixar de ser feito ao menos no término do ano.
Dados para o fechamento contábil
Apesar de ser um processo costumeiramente ignorado por pequenos empreendedores, dificilmente um fechamento contábil será de alta qualidade sem o suporte da empresa.
Ninguém melhor do que o empresário, ou o gestor da empresa, para entender o que de fato compõe a figura patrimonial do negócio.
Informações como:
- Possíveis contingências;
- Adiantamentos em aberto;
- Contas a pagar e a receber;
- Itens de estoque e imobilizado perdidos ou quebrados;
E diversos outros itens semelhantes, devem ser refletidos na contabilidade da empresa.
Se essas informações e seus controles, estão a cargo apenas do escritório de contabilidade, existe uma falha de gestão.
Dificilmente o contador, apenas recebendo a movimentação financeira do mês, terá domínio sobre todos esses pontos.
Talvez por falta de clareza nos usos das demonstrações contábeis, muitos empresas pequenas, e até médias, não auxiliam ou conferem o fechamento contábil.
Nesse artigo, vamos trazer 5 usos essenciais da escrituração, e como um fechamento contábil incompleto ou mal realizado pode trazer riscos para a empresa.
#1 A escrituração contábil é informação oficial
Em todos os seus aspectos, desde os históricos e contas em que são realizados os lançamentos, até os saldos finais do balanço.
Na ocorrência de uma autuação ou fiscalização tributária, razões, diários e balancetes são sempre itens solicitados.
Também podem ser solicitados por demandas judiciais, como disputas societárias.
Momentos tão críticos não serão os melhores para descobrir que o fechamento contábil não está sendo bem feito. Ou talvez nem sequer sendo feito.
Solicite periodicamente um balancete da sua empresa, e revise ao menos os saldos de ativos e passivos.
Todos eles tem que possuir correspondência com fatos reais ocorridos no negócio. E serem passíveis de validação retroativa pela empresa.
#2 A escrituração contábil é base para distribuição de lucros
Qualquer distribuição sendo realizada acima da presunção do lucro, menos impostos, está sendo feita com base na escrituração contábil.
Porém, se o fechamento contábil não for bem realizado, a distribuição de lucro pode estar ocorrendo sobre uma base incorreta.
Você pode tanto estar retirando menos do que o permitido, quanto realizando distribuição de lucros à maior.
A segunda hipótese causa grandes riscos tributários, pois a distribuição pode ser considerada como remuneração.
#3 A escrituração contábil é utilizada para atestar a saúde financeira da empresa
As demonstrações contábeis fazem parte das informações que serão analisadas para verificação da saúde financeira da sua empresa. Seja para obtenção de crédito, ou contratação por empresa pública e grandes clientes.
Tanto a apresentação de ativos inexistentes, quanto a falta de registro de passivos ou passivos contingentes, podem alterar muito a realidade da empresa. E como consequência a avaliação de sua liquidez.
Em alguns casos, a empresa pode inclusive ser acusada de fraude.
O fechamento contábil é o momento onde esses saldos são revisados, e tais problemas evitados.
#4 A escrituração contábil é enviada para a Receita Federal
A cada ano que passa, mais empresas são obrigadas e entregar todas as suas informações contábeis a RFB através dos SPEDS.
O que começou com as empresas de lucro real, hoje já se estende também para as empresas de lucro presumido.
O envio de SPED ECD, e do SPED ECF, nada mais é do que a entrega de todos os seus registros contábeis, operação por operação, e das memórias de cálculo de diversos impostos, diretamente para a RFB.
A enviar essa informação para a RFB, assinando com certificado digital junto como seu escritório de contabilidade, o empresário está concordando e ratificando as informações enviadas.
Essa assinatura é obrigatória, ou seja, não será possível alegar desconhecimento sobre o material enviado.
#5 A escrituração contábil é utilizada para avaliação da empresa
Investidores com interesse real na sua empresa, em regra irão olhar as suas demonstrações contábeis.
Seja através de um processo de Due Diligence, Valution ou uma auditoria completa, as informações contábeis passam por uma análise profunda.
Além do risco de nesse processo ser descoberto que o negócio não é tão bom quanto parece, pela identificação de ativos inexistente ou riscos tributários, existe ainda um outro ponto: investidores profissionais exigem informações contábeis para apresentação de resultados.
Mesmo que informações gerenciais possam até ser mais importantes para análise de performance em alguns casos, estas são confrontadas com as informações da contabilidade.
A falta de conhecimento do empresário, com relação ao que está sendo apresentado em seus relatórios contábeis, é geralmente considerado como um fator negativo por investidores.
Conclusão
As demonstrações contábeis são extremamente importantes para seu negócio.
Elas servem de informação oficial para terceiros quanto o assunto é sua empresa.
Geralmente serão essenciais para:
- Comprovação de pagamentos de tributos;
- Atendimento a auditoria, fiscalização e autuação;
- Obtenção de crédito;
- Contratos com grandes clientes;
- Obtenção de capital de terceiros.
Em momentos tão críticos para o sucesso da empresa, o empresário que tem conhecimento sobre o que sua demonstrações contábeis apresentam, terá uma grande vantagem para lidar com as situações e negociar.
Como a falta de tempo é um problema comum para a maioria dos empreendedores, entendemos que o momento de melhor custo x benefício para esse acompanhamento, é na parte final do fechamento contábil.
Uma boa interação entre a empresa e o escritório de contabilidade nessa etapa é crucial.
Um fechamento contábil de qualidade, é bom para todas as partes envolvidas, e um motivo a menos de preocupação para o empresário.
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