Contabilidade Médica e sua importância

Você conhece a importância da contabilidade médica, ou contabilidade para médicos?

Antes de mais nada, clínicas e consultórios médicos são estabelecimentos prestam um importante serviço à sociedade. Mas são também empresas que devem seguir os mesmos trâmites legais que qualquer outro tipo de negócio.

Além disso, devem estar atentos à contabilidade médica.

Ou seja, os estabelecimentos do setor da medicina devem abrir empresas, obter CNPJ, pagar impostos como os negócios dos demais segmentos de mercado.

Assim sendo, precisam ainda pagar contas, controlar as contas a receber e manter outros procedimentos financeiros.

Afinal, se isso não for feito, as suas portas podem fechar. Tanto por causa de irregularidades, quanto devido a problemas financeiros. Isso não só vai impactar negativamente a população que faz uso dos seus serviços, como também os seus funcionários.

No Brasil, a grande população demanda atendimento na área da saúde em diferentes especialidades, mas não possuem essa necessidade atendida.

Já que os serviços públicos nem sempre dão conta do atendimento necessário, cresce o número de clínicas particulares.

Então, você que possui uma clínica, consultório ou outro estabelecimento similar deve saber como fazer contabilidade médica. Se interessou pelo assunto e quer saber mais? Então, continue lendo este artigo e, nos tópicos a seguir, aprender tudo a respeito do tema.

Como funciona abertura de empresa para médicos

Como já mencionado, é necessário que, ao abrir empresa na área da saúde, todos os trâmites legais sejam seguidos à risca. Afinal, não é porque o seu estabelecimento pertence a um ramo de extrema importância que ele está isento dessas obrigações.

Além disso, mesmo se tratando de um estabelecimento que, possivelmente, terá muitos clientes, é importante fazer um plano de negócios. Isso faz com que o empreendedor pesquise o mercado no qual deseja atuar e, assim, conheça-o melhor.

Essa medida é fundamental para criar um diferencial de mercado e se sobressair em relação à concorrência, isso porque, como qualquer outra empresa, é bem possível que você deseje obter lucro, não é mesmo?

Tramites legais para abrir consultório ou clínica médica

Com o plano de negócios em mãos e tendo bem claro o que você precisa para obter sucesso com o seu negócio na área da saúde, chega então a hora de seguir os trâmites legais.

Atualmente, tudo ou quase tudo pode ser feito pela internet, facilitando o procedimento.

Passo a passo para abertura de uma empresa para médicos

A seguir, confira o resumo do passo a passo para a abertura de empresa para médicos:

• Em primeiro lugar, ir à a Junta Comercial para fazer o registro da sua empresa. Outra opção é acessar o site da RedeSim, e assim, de forma virtual, dar início ao processo de abertura de empresa;
• Em segundo lugar, Fazer a consulta prévia para saber se o endereço onde você deseja instalar a sua clínica ou consultório pode receber esse tipo de estabelecimento e verificar se o nome que pretende dar a sua empresa já não existe;
• Reunir os documentos necessários para a Junta Comercial autorizar a abertura do seu negócio, sendo os mais comuns o Contrato Social ou o Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, o que vai depender da sua pessoa jurídica, o que veremos mais adiante;
• Em seguida, entregar : cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios, quando existirem; requerimento padrão; FCN – Ficha de Cadastro Nacional modelo 1 e 2; e comprovante de pagamento de taxas de DARF para concluir o registro da empresa;
• Solicitar o CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas no site da Receita Federal, sendo que, ao encaminhar abertura de empresa pela RedeSim, o CNPJ já é entregue junto com o registro do empreendimento;
• Obter a inscrição municipal, uma vez que o seu estabelecimento é do setor de serviços. Esse documento faz com que você possa emitir, posteriormente, notas fiscais, através da prefeitura, que é a instância responsável;
• Licenciamento das atividades, incluindo o alvará de funcionamento, a licença do Corpo de Bombeiros e a autorização da Vigilância Sanitária, sendo que essa última depende dos serviços prestados no estabelecimento de saúde.

E assim, com todos esses documentos em ordem, as portas da sua clínica ou consultório médico já podem abrir.

Contrate um contador especialista em contabilidade médica

Embora, em tese, esse procedimento burocrático qualquer pessoa possa fazer, sugere-se buscar uma empresa de contabilidade médica. Isso porque os contadores são os profissionais que melhor entendem como funciona esse passo a passo.

Com isso, podem ajudar em muito a torná-lo mais simples e rápido. Além disso, mais cedo ou mais tarde, a sua contratação será inevitável. Afinal, ao abrir empresa de pequeno porte ou mesmo microempresa é obrigatória a contratação desse profissional.

Ele também é muito útil para fazer a sua contabilidade médica, ainda mais se você quer estar em dia com o fisco e aproveitar os possíveis benefícios fiscais que o seu estabelecimento de saúde pode usufruir.

O que considerar ao abrir empresa na área da saúde

Se você quer ter um consultório médico ou uma clínica médica com outros profissionais da saúde ou mesmo se você não é médico e quer contratar os profissionais necessários saiba que o primeiro passo é legalizar a abertura de empresa.

Para tanto, é preciso definir se terá ou não sócios, pois essa informação é que vai, inicialmente, nortear a escolha do regime jurídico do seu estabelecimento. Pois quem pretende ter sócios deve constituir uma sociedade limitada, a LTDA.

Isso exige a criação do documento chamado contrato social. Neste documento devem estar todas as informações de como vai funcionar a sociedade. Afinal, todos os sócios podem entrar com um determinado valor para montar a clínica.

Ou pode ter os sócios que entram com dinheiro e outros que entram com a sua força de trabalho. Existem diferentes possibilidades e o que for estipulado deve estar presente no contrato social, bem como será a divisão dos lucros ou dívidas se a sociedade for dissolvida.

Esse aspecto é importante considerar mesmo que a pretensão de todos seja a de ter uma sociedade duradoura. Mas, como funciona em qualquer tipo de contrato, é necessário que todos os sócios estejam em acordo com o combinado.

Por outro lado, se a sua ideia é ter uma empresa na área de saúde sozinho, sem sócios, a melhor opção é a SLU.

SLU – Sociedade Limitada Unipessoal para Médicos

Como médico, você pode considerar abrir uma Sociedade Unipessoal de Responsabilidade Limitada (SLU) para gerenciar sua prática clínica de forma mais eficiente e segura. Uma SLU é uma estrutura empresarial que permite a você operar como proprietário único, enquanto desfruta da proteção de responsabilidade limitada, significando que seus ativos pessoais são separados dos da empresa em caso de dívidas ou litígios.

Ao abrir uma SLU, você terá controle total sobre as operações da clínica, incluindo questões como gestão financeira, contratação de funcionários e tomada de decisões estratégicas. Isso proporciona flexibilidade e autonomia para moldar sua prática de acordo com suas necessidades e visão profissional.

Além disso, uma SLU pode oferecer benefícios fiscais, como tratamento tributário favorável, e aumentar sua credibilidade perante pacientes, colegas e instituições financeiras. No entanto, é importante estar ciente dos custos iniciais e em curso associados à manutenção de uma SLU, bem como das responsabilidades administrativas adicionais que ela pode implicar.

Em resumo, uma SLU pode ser uma opção atraente para médicos que buscam uma estrutura empresarial que combine proteção de responsabilidade, flexibilidade de gestão e benefícios fiscais. Considerar cuidadosamente os prós e contras ajudará a determinar se essa é a escolha certa para você e sua prática clínica.

Vantagens:

1. Responsabilidade Limitada: Uma das maiores vantagens de uma SLU é a separação entre os ativos pessoais do médico e os da empresa. Isso significa que, em caso de dívidas ou litígios comerciais, os bens pessoais do médico geralmente não estão em risco.
2. Flexibilidade na Gestão: Como único proprietário da SLU, o médico tem o controle total sobre as operações e a direção da empresa. Isso permite uma gestão mais ágil e adaptável às necessidades específicas do consultório ou clínica.
3. Credibilidade: Ter uma estrutura empresarial formal, como uma SLU, pode aumentar a credibilidade do médico perante pacientes, outros profissionais da área e instituições financeiras. Isso pode ser especialmente importante ao buscar parcerias ou financiamento para expansão.
4. Benefícios Tributários: Dependendo da legislação fiscal local, uma SLU pode oferecer benefícios fiscais, como tratamento tributário favorável em comparação com a tributação pessoal. Isso pode resultar em economias significativas de impostos.

Desvantagens:

1. Custos e Complexidade: Estabelecer e manter uma SLU geralmente envolve custos iniciais e em curso, como taxas de registro, contabilidade e conformidade legal. Além disso, a estrutura empresarial pode adicionar complexidade administrativa à vida do médico.
2. Responsabilidade Administrativa: Como proprietário único, o médico é responsável por todas as decisões e operações da empresa. Isso pode significar uma carga de trabalho adicional, especialmente em termos de gerenciamento financeiro e burocrático.
3. Menor Proteção da Privacidade: Em comparação com algumas estruturas empresariais mais complexas, como uma corporação, uma SLU pode oferecer menos proteção da privacidade pessoal do médico. Isso ocorre porque algumas informações, como o nome do proprietário, podem ser de domínio público.
4. Limitações de Crescimento: Embora uma SLU seja adequada para muitos médicos que desejam operar uma única clínica ou consultório, pode haver limitações para expansão e captação de recursos significativos. Isso ocorre porque uma SLU tem uma estrutura legal que pode ser menos atrativa para investidores externos.

Porte da sua clínica ou consultório médico

Mais um fator essencial a considerar e que vai fazer toda a diferença na hora de realizar a contabilidade médica é quanto ao porte do seu estabelecimento. Em geral, novos consultórios e clínicas começam como microempresa ou empresa de pequeno porte.

Mas para saber em qual das duas o seu negócio pode se encaixar, é preciso prever qual vai ser o seu faturamento anual. Caso fature até R$ 360 mil por ano é uma microempresa. Já se faturar mais do que isso até R$ 3.600.000,00, então, é uma pequena empesa.

Mas e se você calcular de maneira errada o seu faturamento e sair daquilo pensado inicialmente? Não se preocupe, quando os empreendimentos faturam mais ou menos do que o previsto, o seu enquadramento como pessoa jurídica pode ser modificado.

O mesmo pode ser feito a medida em que a sua empresa crescer e, assim, passar de microempresa para pequena empresa e, futuramente, até mesmo uma grande empresa. Mais uma vez, um contador é o profissional que contribui com esse procedimento.

Regime tributário

Empresas que são de pequeno porte ou microempresas podem optar pelo regime tributário Simples Nacional, uma modalidade simplificada de pagar impostos para o governo e manter-se em dia com o fisco. Isso porque todos os tributos devem ser pagos em uma única guia.

Esse procedimento torna o trabalho do setor financeiro da empresa muito mais simples, sem contar que com essa forma de pagar os impostos é possível obter descontos. O Simples Nacional, portanto, é uma forma do governo estimular novas empresas.

Afinal, sem o Simples Nacional, os tributos devem ser pagos todos de maneira separada, acarretando mais trabalho por parte dos funcionários. Isso costuma exigir um quadro maior de pessoa, então, com a simplificação é possível gastar menos com contratações.

No entanto, é preciso ter em mente que, embora o Simples Nacional seja realmente benéfico para muitas empresas micro ou pequenas, nem sempre é a melhor escolha. Isso vai depender das peculiaridades de cada empreendimento.

Desse modo, na hora de fazer a contabilidade médica é preciso levar isso em consideração. Ou seja, se o Simples Nacional é realmente a melhor escolha para o seu estabelecimento na área da saúde.

Contabilidade para clínicas e consultórios

Para saber se o Simples Nacional é o mais adequado para o seu estabelecimento, é preciso analisar a situação do seu negócio, o que, melhor do que ninguém, é o contador quem pode realizar essa tarefa. Mesmo assim, é possível ter algumas noções gerais.

Entre elas, que a forma simplificada de pagar tributos combina mais com empresas do setor do comércio com venda direta ao consumidor. Também é o sistema mais adequado se o estabelecimento conta com margens de lucros médias e altas.

E mais, para o Simples Nacional ser a opção ideal, o estabelecimento precisa ter custos baixos de operação. Da mesma forma, uma boa participação das despesas na folha salarial. E mesmo optando por essa modalidade, existem outras questões a se considerar.

Inclusive, quando se trata de consultórios e clínicas médias, como o Fator R. Isto é, um cálculo realizado, todos os meses, para identificar se o negócio será tributado no anexo III ou V do Simples Nacional.

Esse cálculo vai fazer com que a sua empresa pague mais ou menos impostos, de acordo com o gasto que se tem com a folha de pagamento.

Já quando o Simples Nacional não é a melhor escolha para microempresas e empresas de pequeno porte, existe o Lucro Presumido. Esse regime tributário é indicado para negócios com margens de lucro acima dos limites de presunção e baixos gastos operacionais.

Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real

Vale lembrar que, no Lucro Presumido, o governo define, para o cálculo dos impostos, uma alíquota de acordo com o lucro que se presume que elas tenham dito, como uma média, usando-se uma regra para várias empresas. E isso varia conforme o setor de cada negócio.

Dessa forma, o Lucro Presumido também costuma ser adequado para empreendimento com pouca participação nas despesas de folha salarial. E mais especificamente para empresas da área da saúde pode ser mais apropriado em alguns casos.

Isso porque determinados serviços médicos podem contar com uma alíquota reduzida para a base de cálculo dos impostos devidos. Por fim, embora não seja comum escolher, vale a pena lembrar que existe o Lucro Real.

Essa forma de pagar pelos tributos consiste no cálculo dos impostos devidos ao governo conforme o verdadeiro lucro que cada empresa teve. Isso quer dizer que é uma conta mais complexa e específica, o que exige uma equipe capacitada e dedicada a essa tarefa.

Além disso, o Lucro Real é obrigatório para os empreendimentos que faturam mais do que R$ 78 milhões por ano, ou seja, médias e grandes empresas. Essa modalidade é indicada quando as margens de lucro são baixas ou até há prejuízo e se os gastos de operação são altos.

Como você pode ver, são vários os detalhes que precisam ser analisados ao escolher o regime tributários. Por isso, é importante contratar um profissional especializado em contabilidade para médicos.

Simples Nacional ou Lucro Presumido para Médicos?

A escolha entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido para médicos depende de vários fatores, incluindo o faturamento da clínica, o local de atuação e outras variáveis específicas do negócio. O Simples Nacional pode ser uma opção atrativa para clínicas médicas devido às suas alíquotas iniciarem em 6% para faturamento anual de até R$ 180 mil, e variar conforme o aumento do faturamento, chegando até 33% para faturamentos na faixa de R$ 3,6 a R$ 4,8 milhões​.

Por outro lado, o regime do Lucro Presumido para clínicas médicas implica em uma tributação com alíquotas finais que variam de 13,33% a 16,33% sobre o faturamento, já incluindo impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS, que podem variar de 2% a 5% dependendo do município​.

A decisão entre um e outro regime tributário não é universal e deve ser tomada com base em uma análise detalhada das circunstâncias específicas da clínica. Em alguns casos, o Simples Nacional pode ser mais benéfico, especialmente para clínicas com faturamento mais baixo, enquanto o Lucro Presumido pode ser mais vantajoso para aquelas com faturamento mais alto. É fundamental a consulta a um contador especializado na área médica, que possa realizar um planejamento tributário adequado e fornecer aconselhamento personalizado com base nas necessidades e características específicas da clínica.

Como escolher contador especialista em contabilidade médica

E como escolher a melhor empresa de contabilidade voltada para médicos? Esse é mais um cuidado de extrema importância que se deve ter ao abrir empresa. O mais adequado é pesquisar muito bem as opções na sua cidade.

Primeiramente, converse com amigos e conhecidos que conhecem empresas e profissionais da área, seja pela sua boa reputação ou mesmo por já terem contrato o seu serviço. Pela própria internet é possível conferir a reputação das opções disponíveis.

Tanto o site da empresa quanto sites que avaliam atendimentos em geral podem disponibilizar informações valiosas sobre a sua qualidade. Tudo isso ajuda na sua decisão, sendo que mais uma dica é optar por lugares com experiência no ramo da saúde.

Ou seja, uma contabilidade especializada na área de saúde. Além disso, hoje, há empresas que oferecem a contabilidade online para médicos, assim, os serviços são prestados de maneira remota. Uma forma eficiente de manter a sua contabilidade em dia.

Atualmente, além da contabilidade digital para médicos, outra tendência é contratar uma empresa para cuidar do setor financeiro do seu estabelecimento. Assim, controle e planejamento financeiro, tarefas diárias e cumprimento da legislação trabalhista são alguns serviços prestados.

Ao ter em mente todas essas possibilidades, com certeza, fica mais fácil escolher a mais adequada contabilidade para clínicas médicas, de acordo com as necessidades da sua empresa.

Como o médico pode pagar menos imposto?

Para médicos interessados em reduzir a carga tributária sobre seus rendimentos, atuar como Pessoa Jurídica (PJ) geralmente apresenta vantagens significativas em comparação com a atuação como profissional autônomo ou pessoa física. A tributação sobre médicos atuando como pessoa física pode ser bastante elevada, chegando a 27,5% somente para o Imposto de Renda, além de contribuições para o INSS que podem alcançar 20%, e o ISS, cuja alíquota varia entre 2% a 5% dependendo do município​.

Ao optar por constituir uma Pessoa Jurídica, os médicos podem escolher entre diversos regimes tributários, sendo os mais comuns o Simples Nacional e o Lucro Presumido. O Simples Nacional tende a ser uma opção atraente, especialmente para clínicas e médicos com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões, devido à sua simplificação no pagamento de impostos, que são unificados em uma única guia. Dentro do Simples Nacional, dependendo de certos critérios como a proporção de folha de pagamento em relação ao faturamento (conhecido como “Fator R”), as alíquotas podem começar em 6%, aumentando de acordo com o faturamento e o anexo em que a atividade se enquadra​.

Já o Lucro Presumido pode ser mais adequado para médicos com receitas mais altas ou que não se enquadrem nos requisitos do Simples Nacional. Este regime estima o lucro da empresa e aplica alíquotas fixas sobre esta estimativa, o que pode resultar em uma carga tributária menor para profissionais com altos custos operacionais ou despesas dedutíveis significativas. As alíquotas de impostos federais variam de 11,33%, com o ISS sendo adicional e variando conforme o município​.

Importante ressaltar que, para qualquer uma das opções, é fundamental contar com a assessoria de uma contabilidade especializada no setor da saúde, que possa fornecer orientações precisas e ajudar no planejamento tributário. A escolha do regime tributário ideal depende de diversos fatores, incluindo o faturamento da clínica, despesas operacionais, e possíveis deduções fiscais, e deve ser revisada periodicamente para assegurar que permaneça vantajosa diante de mudanças na legislação ou na própria estrutura da clínica​.

A atuação como PJ não só oferece a possibilidade de uma carga tributária mais baixa, mas também proporciona benefícios adicionais, como maior flexibilidade na gestão financeira e a possibilidade de expansão dos negócios

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