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Você gostaria de receber balancetes e relatórios do fechamento contábil mensal mais rápidos? Isso é possível com algumas medidas simples, e sem grandes investimentos.
Com um prazo de fechamento mais curto, as informações financeiras chegam mais rápido aos gestores, e são ainda mais relevantes para tomada de decisão.
Dessa forma, encurtar o prazo do fechamento contábil mensal é um objetivo comum de controllers, gestores financeiros e contadores.
Geralmente o primeiro impulso é investir na instalação de um ERP ou outros sistemas de controle financeiro.
Esse tipo de investimento é positivo, mas também é necessário que sejam realizadas mudanças na cultura e nos procedimentos da empresa.
Sem essas medidas, dificilmente um bom prazo de fechamento contábil será atingido.
Listamos abaixo 6 dicas que podem ser implementadas por qualquer empresa, tanto individualmente quanto em conjunto, para reduzir o prazo de fechamento mensal.
Então siga o passo a passo para redução do prazo de fechamento contábil, e veja os resultados.
Table of Contents
1 – Reduza o prazo de liberação de informações
O que fazer
Diminuir a periodicidade da disponibilização de informações para o departamento de contabilidade.
Como fazer
Enviar extratos, conciliações bancárias, documentos, controles e notas fiscais em períodos mais curtos.
Porque fazer
O objetivo é fazer com que parte do fluxo de trabalho ocorra durante o mês para diminuir a quantidade de trabalho a ser realizado no término do mês, e dessa forma evitando o gargalo das informações a serem processadas. Essa prática também possibilita a correção de erros e processos antes do período crítico do fechamento.
Na prática
Defina a periodicidade que deve ser seguida para liberação das informações e documentos. Essa periodicidade vai depender do tamanho da movimentação financeira, assim como do prazo de fechamento contábil pretendido.
Para empresas menores, um liberação quinzenal em D+5 pode ser o suficiente para o fechamento ser realizado até o dia 10. Entretanto, para uma empresa com movimentação financeira grande, e um fechamento no 5º dia útil, pode ser necessária a liberação da movimentação diária em D+1.
No primeiro momento pode ser complicado liberar todas as informações dentro da periodicidade definida. Mas o importante é iniciar o processo, e liberar o que for possível na etapa inicial. A mera liberação de extratos, e notas de entrada e saída em períodos mais curtos, já é o suficiente para causar um impacto positivo no prazo final do fechamento mensal.
2 – Estabeleça datas de corte
O que fazer
Definir prazos limites para que certas operações ocorram dentro de um mês.
Como fazer
Estabelecendo até que data atividades como demissões, admissões, notas de entrada, faturamento, horas extras, entre outras, podem ser realizadas.
Porque fazer
O objetivo é diminuir a quantidade de informações geradas no período final do mês, e começo do mês subsequente, e liberar o tempo para a realização do fechamento e preparação dos controles e relatórios de apoio.
Na prática
É comum que exista resistência com relação a essa prática. O setor de contas a pagar vai alegar que os fornecedores irão reclamar, o de faturamento vai dizer que precisa emitir as notas fiscais, e assim por diante.
A grande questão é que a implantação das datas de corte exige planejamento, responsabilidade e mudança de cultura de todos os envolvidos. Por isso, é o tipo de mudança que deve partir de cima, e ser definida como uma regra.
Mesmo que exista um atrito inicial, a verdade é que os fornecedores, os clientes, os departamentos, e todos os envolvidos irão se adaptar a nova realidade.
Essa medida é essencial para prazos de fechamentos mais curtos, porém pode ser flexibilizada caso a data de fechamento não seja logo no início do mês. Pode ser um bom momento também para o estabelecimento de datas fixas de pagamentos de fornecedores e outras operações para otimização de processos internos.
E possível também a utilização de provisões para despesas e custos que sejam do mês corrente, mas não entraram no fechamento devido a data de corte.
3 – Estabeleça o período de fechamento contábil e as pessoas chave
O que fazer
Definir o período de fechamento e as pessoas chaves de cada área envolvida.
Como fazer
Delegar as responsabilidades e estabelecer o fechamento como prioridade do período.
Porque fazer
É importante todos os envolvidos saberem a quem devem recorrer para atendimento das demandas, e também que as pessoas chave estejam cientes de suas responsabilidades no período.
Na prática
Geralmente o período de fechamento dura de 5 a 10 dias, dependendo, por exemplo, do prazo, quantidade de movimentação, qualidade dos processos e grau de automação envolvido. Um fechamento no dia 5, por exemplo, pode ser iniciado no dia 25 do mês anterior em algumas empresas, como pode ser iniciado no primeiro dia do mês subsequente em outras. Todos os envolvidos no processo devem estar informados e cientes do período e de suas responsabilidades.
É possível estabelecer um período inferior a 5 dias? Sim, se o processo estiver rodando muito bem e/ou com um alto grau de automação. Mas normalmente será bastante puxado um período de fechamento inferior a 5 dias.
4 – Estabeleça um cronograma de fechamento contábil oficial
O que fazer
Definir os prazos e datas oficiais para liberação de informações e pontos de acompanhamento e verificação.
Como fazer
Estabelecer um cronograma que deve ser aprovado por todas as pessoas chave.
Porque fazer
Datas e prazos definidos para os principais pontos, e o envolvimento das pessoas chave, reforçam o processo.
Na prática
É muito importante que o cronograma de fechamento contábil seja aprovado pelas pessoas chave e e que circule entre todos os envolvidos. A aprovação é essencial para reforçar o senso de responsabilidade.
Caso alguma das pessoas chave discorde de algum prazo, é importante que as questões sejam discutidas e resolvidas.
5 – Realize verificações aleatórias
O que fazer
No decorrer do mês, verificar se os envolvidos estão distribuindo o trabalho e seguindo o cronograma.
Como fazer
Solicitar prévias de relatórios, e em datas aleatórias arguir os responsáveis sobre a existência de eventuais pendências ou dúvidas.
Porque fazer
Para garantir que o trabalho está sendo distribuído pelo mês.
Na prática
As verificações aleatórias servirão para verificar se o cronograma vem sendo respeitado. Caso seja identificado algum atraso, este acompanhamento e consequentes solicitações feitas, resultarão em otimização no cumprimento dos prazos.
6 – Agende uma reunião ou call de conclusão do fechamento contábil
O que fazer
Estabelecer com antecedência a data para realização da reunião ou call do fechamento.
Como fazer
Agendar a reunião entre as pessoas chave, com autonomia para resolver possíveis pendências.
Porque fazer
Para reforçar a importância do cumprimento dos prazos e da data de término do fechamento.
Na prática
Além da validação e revisão dos números, esse será o momento para resolver possíveis pendências que não tenham sido sanadas durante o fechamento. É também a hora de rever e aprimorar os processos e procedimentos para o fechamento do próximo mês caso tenha ocorrido algum “gargalo” ou dificuldade.
Repasse os números durante a reunião para que os envolvidos entendam como as peças se encaixam no relatório final.
Conclusão
Realizar um fechamento mensal eficiente e mais rápido está ao alcance de todos, basta que haja o comprometimento dos envolvidos e a revisão de alguns processos.
Caso haja viabilidade financeira para investir em um ERP condizente com o tamanho e atividade da empresa, a melhora e aumento de velocidade do processo podem ser ainda mais significativos.
Precisa acelerar o fechamento contábil de sua empresa? Conheça nossa assessoria em Contabilidade.
